20 việc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ bán sàn TMĐT nhóm 3, 4 cần làm ngay

Từ năm 2026, việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt với nhóm bán hàng trên sàn thương mại điện tử. Nếu trước đây nhiều hộ kinh doanh chủ yếu quan tâm đến doanh thu, đơn hàng và dòng tiền, thì hiện nay việc chuẩn hóa hóa đơn, chứng từ, tài khoản ngân hàng, hồ sơ nhân sự, sổ sách kế toán và hồ sơ quyết toán thuế đã trở thành yêu cầu bắt buộc để hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhóm 3, nhóm 4 — tức nhóm có quy mô doanh thu lớn, lãi tương đối cao và phát sinh nhiều loại chi phí — vấn đề không chỉ là bán được bao nhiêu, mà còn là chứng minh được chi phí hợp lý, hợp lệ đến đâu. Nếu không lấy đủ hóa đơn, không chuyển khoản đúng cách, không lưu chứng từ, không ghi rõ nội dung thanh toán hoặc không quản lý sổ sách đầy đủ, hộ kinh doanh có thể bị thiệt khi xác định thu nhập tính thuế TNCN.

Dưới đây là 20 việc quan trọng mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ bán trên sàn thương mại điện tử nhóm 3, 4 cần làm ngay để chủ động quản trị thuế, chi phí và dòng tiền trong năm 2026.

Vì sao hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán sàn TMĐT nhóm 3, 4 cần chuẩn hóa hồ sơ ngay?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử thường có doanh thu tập trung qua các nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Lazada hoặc các kênh bán hàng số khác. Ưu điểm của mô hình này là dòng tiền, đơn hàng và dữ liệu doanh thu tương đối rõ ràng. Tuy nhiên, cũng chính vì mọi giao dịch đều có dấu vết điện tử, cơ quan thuế có nhiều cơ sở hơn để đối chiếu doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

Theo hệ thống văn bản mới, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải quan tâm đồng thời đến kê khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, thông báo địa điểm kinh doanh, thông báo tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử, cũng như việc ghi sổ kế toán theo quy định. Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và hướng dẫn việc ghi sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán, sổ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Điểm quan trọng nhất với nhóm 3, nhóm 4 là thuế TNCN có thể được xác định dựa trên thu nhập tính thuế. Điều này khiến việc chứng minh chi phí trở nên đặc biệt quan trọng. Có doanh thu cao nhưng không đủ hồ sơ chi phí, hộ kinh doanh sẽ dễ rơi vào tình trạng lãi tính thuế cao hơn lãi thực tế. Nói cách khác, bán hàng giỏi nhưng quản trị chứng từ kém có thể khiến hộ kinh doanh phải nộp thuế nhiều hơn mức đáng ra phải nộp.

1. Tải toàn bộ invoice từ sàn TMĐT và kiểm tra thông tin xuất hóa đơn

Việc đầu tiên hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán trên sàn cần làm là tải toàn bộ invoice từ sàn thương mại điện tử. Sau khi tải về, cần kiểm tra kỹ thông tin trên invoice: tên hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, thông tin đăng ký kinh doanh, thông tin đăng ký thuế.

Nếu sàn xuất invoice sai thông tin, hộ kinh doanh cần gửi lại thông tin chính xác để sàn điều chỉnh. Một hóa đơn đầu vào chỉ thực sự có giá trị khi thông tin người mua phù hợp với đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế. Nếu thông tin sai, khoản chi đó có thể gặp rủi ro khi đưa vào chi phí.

Đây là việc cần làm định kỳ, không nên để dồn cuối năm. Bán càng nhiều sàn, càng nhiều tài khoản, càng phải kiểm tra thường xuyên.

2. Lấy đầy đủ hóa đơn, chứng từ cho mọi khoản chi đầu vào

Mọi khoản chi đầu vào của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần có hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định. Hóa đơn đầu vào nên ghi đúng thông tin hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Với các khoản mua hàng hóa, thuê dịch vụ, thuê kho, thuê vận chuyển, quảng cáo, thuê nhân sự ngoài, thuê KOC, KOL, livestream, cần lưu đầy đủ hồ sơ đi kèm.

Một bộ hồ sơ chi phí nên có hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và các tài liệu chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, nên thanh toán qua ngân hàng để tăng tính minh bạch và dễ chứng minh.

3. Chuyển khoản các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên từ tài khoản HKD/CNKD

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần tách bạch tài khoản dùng cho hoạt động kinh doanh và tài khoản chi tiêu cá nhân. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên nên được chuyển khoản từ tài khoản hộ kinh doanh hoặc tài khoản cá nhân kinh doanh đã thông báo với cơ quan thuế.

Thông tư 18/2026/TT-BTC đã hướng dẫn về việc thông báo số tài khoản hoặc số hiệu ví điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Thông tư 50/2026/TT-BTC cũng cập nhật thêm nội dung liên quan đến biểu mẫu và thủ tục quản lý thuế.

Việc chuyển khoản đúng tài khoản không chỉ giúp quản lý dòng tiền tốt hơn, mà còn giúp chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh khi cần giải trình.

4. Thu thập hồ sơ nhân sự và chuẩn hóa chi phí tiền lương

Nếu hộ kinh doanh có thuê nhân sự, cần thu thập đầy đủ hồ sơ gồm căn cước công dân, CV, đơn xin việc, hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ chi lương.

Với nhân viên full-time, hộ kinh doanh cần rà soát nghĩa vụ bảo hiểm xã hội theo quy định. Với nhân viên part-time, cộng tác viên hoặc lao động thời vụ, cần có hồ sơ chứng minh quan hệ chi trả và tính chất công việc. Lương nên chuyển khoản qua ngân hàng để rõ người nhận, số tiền, thời điểm và nội dung thanh toán.

Nếu người lao động có thu nhập đến mức phải khấu trừ thuế TNCN, hộ kinh doanh cần thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN theo đúng quy định. Ngoài ra, cần lưu ý các khoản phụ cấp, hỗ trợ nếu đáp ứng điều kiện có thể được tính vào chi phí nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội.

5. Hướng dẫn người lao động đăng ký người phụ thuộc

Người lao động có người phụ thuộc nên được hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh để giảm số thuế TNCN phải nộp. Đây là việc nhỏ nhưng có tác động trực tiếp đến quyền lợi của nhân sự.

Với hộ kinh doanh, việc hỗ trợ người lao động hoàn thiện hồ sơ thuế cá nhân cũng giúp hệ thống nhân sự chuyên nghiệp hơn, hạn chế tình trạng cuối năm người lao động thiếu hồ sơ, thiếu chứng từ hoặc không biết tự quyết toán.

6. Chuẩn hóa chi phí thuê nhà, thuê kho, thuê xe

Chi phí thuê nhà, thuê kho, thuê xe là nhóm chi phí lớn với hộ kinh doanh bán sàn TMĐT, đặc biệt nếu có kho đóng hàng, điểm tập kết, văn phòng vận hành hoặc xưởng sản xuất.

Các khoản thuê này cần có hợp đồng thuê, thông tin căn cước công dân của chủ cho thuê, chứng từ thanh toán qua ngân hàng và hồ sơ liên quan. Nội dung hợp đồng nên ghi rõ mục đích thuê, thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, trách nhiệm thuế nếu có và thông tin đầy đủ của các bên.

Nếu địa điểm thuê phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh nhưng chưa được khai báo hoặc chưa có hồ sơ chứng minh, chi phí liên quan có thể gặp rủi ro khi đưa vào chi phí được trừ.

7. Thu thập đầy đủ hóa đơn điện, nước, vệ sinh, internet

Các khoản điện, nước, vệ sinh, mạng internet tại văn phòng, kho hàng, xưởng sản xuất cần được thu thập đầy đủ. Trong thực tế, nhiều hóa đơn điện nước có thể vẫn mang tên chủ nhà cho thuê. Dù vậy, hộ kinh doanh vẫn nên lưu lại để chứng minh chi phí thực tế phát sinh tại địa điểm kinh doanh.

Để tăng tính chặt chẽ, hợp đồng thuê nhà nên có điều khoản nêu rõ bên thuê chịu các chi phí điện, nước, internet, vệ sinh trong quá trình sử dụng. Khi thanh toán, nên ghi rõ nội dung chi trả để sau này dễ đối chiếu.

8. Lưu hồ sơ chi phí bốc vác, vận chuyển, xe ôm, ship ngoài

Bán hàng trên sàn TMĐT thường phát sinh nhiều khoản chi nhỏ như bốc vác, xe ôm, giao hàng ngoài hệ thống, thuê người chuyển hàng, thuê đóng gói, thuê bốc xếp. Đây là những khoản dễ bị bỏ sót vì không phải lúc nào cũng có hóa đơn.

Để hạn chế rủi ro, hộ kinh doanh nên thu thập căn cước công dân của bên được thuê, lập chứng từ chi tiền, ghi rõ nội dung công việc, ngày thực hiện, số tiền, người nhận tiền. Với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, nên chuyển khoản để có chứng từ ngân hàng.

9. Quản lý chi phí thuê KOC, KOL, livestream

Chi phí thuê KOC, KOL, livestream, quay video, viết bài quảng cáo, affiliate hoặc seeding là nhóm chi phí rất phổ biến với hộ kinh doanh bán sàn TMĐT. Tuy nhiên, đây cũng là nhóm chi phí dễ thiếu hồ sơ nhất.

Khi thuê cá nhân thực hiện dịch vụ, hộ kinh doanh cần có thông tin căn cước công dân, thỏa thuận dịch vụ, nội dung công việc, bằng chứng nghiệm thu như link livestream, video, bài đăng, báo cáo tương tác hoặc biên bản nghiệm thu. Nếu khoản chi từ 2 triệu đồng/lần chi trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế TNCN, cần thực hiện khấu trừ 10% và nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định.

Với khoản chi dưới 5 triệu đồng/lần có thể thanh toán tiền mặt, nhưng vẫn nên có phiếu chi và ký nhận. Với khoản từ 5 triệu đồng trở lên, nên chuyển khoản.

10. Ghi rõ nội dung chuyển khoản, không ghi chung chung “chuyển tiền”

Một lỗi rất phổ biến là khi chuyển khoản chỉ ghi “chuyển tiền”, “thanh toán”, “CK”, hoặc để trống nội dung. Cách ghi này khiến việc giải trình chi phí sau này trở nên khó khăn.

Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ: thanh toán tiền mua hàng cho công ty nào, thanh toán tiền thuê nhà cho ai, thanh toán tiền thuê KOC cho cá nhân nào, thanh toán tiền bốc vác cho ai, thanh toán tiền quảng cáo, tiền văn phòng phẩm, tiền điện, tiền vận chuyển…

Ví dụ: “Thanh toán tiền thuê kho tháng 6/2026 cho ông Nguyễn Văn A, CCCD…”, hoặc “Thanh toán chi phí livestream sản phẩm theo hợp đồng số…”. Càng rõ nội dung, càng dễ chứng minh khoản chi.

11. Làm quyết định thưởng và bảng chi thưởng dịp lễ, Tết

Nếu hộ kinh doanh có thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, doanh số, cần có quyết định thưởng, danh sách nhân sự nhận thưởng, bảng chi thưởng, chữ ký nhận tiền hoặc chứng từ chuyển khoản.

Không nên chi thưởng tự phát mà không có hồ sơ. Một khoản chi có thật nhưng không có chứng từ đầy đủ vẫn có thể bị loại khi xác định chi phí.

12. Chuẩn hóa chi phí lãi vay ngân hàng phục vụ kinh doanh

Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có vay tiền ngân hàng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, cần có hợp đồng tín dụng, hồ sơ giải ngân, sao kê nhận tiền, chứng từ sử dụng vốn vay vào hoạt động kinh doanh.

Khoản vay nên được giải ngân qua tài khoản hộ kinh doanh hoặc tài khoản cá nhân kinh doanh. Nếu vay bằng tài khoản cá nhân rồi dùng lẫn với chi tiêu cá nhân, việc chứng minh chi phí lãi vay phục vụ kinh doanh sẽ khó hơn.

13. Hộ sản xuất cần xây dựng định mức sản xuất

Với hộ kinh doanh có hoạt động sản xuất, gia công, đóng gói hoặc chế biến, cần xây dựng định mức sản xuất chung và định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo từng đơn hàng hoặc từng nhóm sản phẩm.

Định mức sản xuất giúp giải thích vì sao mua từng loại nguyên vật liệu, tiêu hao bao nhiêu, thành phẩm tạo ra bao nhiêu, tỷ lệ hao hụt thế nào. Nếu không có định mức, chi phí nguyên vật liệu có thể khó chứng minh khi số lượng đầu vào và đầu ra không khớp.

14. Ghi sổ kế toán theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC

Từ năm 2026, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần đặc biệt quan tâm đến việc ghi sổ kế toán. Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trong đó có các nội dung về ghi sổ, tổ chức công tác kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán.

Với hộ kinh doanh bán sàn TMĐT nhóm 3, 4, tối thiểu cần quản lý được doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, tiền, công nợ, tài sản cố định và công cụ dụng cụ. Việc ghi sổ không chỉ để “đối phó” khi kiểm tra, mà còn giúp chủ hộ biết thực sự đang lãi bao nhiêu, lỗ ở đâu, dòng tiền có bị nghẽn không.

15. Kiểm kê hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định định kỳ

Hộ kinh doanh cần định kỳ kiểm kê hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định. Với mô hình bán sàn TMĐT, hàng tồn kho thường thay đổi nhanh, có thể phát sinh hàng hoàn, hàng lỗi, hàng mất, hàng hủy, hàng ký gửi hoặc hàng lưu tại kho sàn.

Nếu không kiểm kê, số liệu tồn kho trên sàn, trong kho thực tế và trong sổ sách có thể chênh lệch lớn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, chi phí và lợi nhuận tính thuế.

Ngoài ra, cần lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ nếu có phát sinh máy móc, kệ kho, máy in đơn, máy đóng gói, máy tính, thiết bị livestream, thiết bị quay chụp hoặc các tài sản phục vụ kinh doanh.

16. Lưu đầy đủ hồ sơ chi phí đi công tác

Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có đi công tác để gặp nhà cung cấp, đối tác, tham gia hội chợ, khảo sát thị trường, làm việc với kho, xưởng hoặc nền tảng bán hàng, cần lưu đầy đủ hóa đơn chi phí.

Hồ sơ công tác nên có quyết định hoặc giấy cử đi công tác, lịch trình, hóa đơn vé xe, vé máy bay, khách sạn, taxi, ăn uống nếu phù hợp, giấy đi đường có xác nhận nơi đến như khách sạn hoặc đối tác. Những khoản này càng đầy đủ hồ sơ thì càng dễ chứng minh phục vụ hoạt động kinh doanh.

17. Làm hợp đồng nguyên tắc với đối tác thường xuyên

Với các đối tác giao dịch thường xuyên như nhà cung cấp hàng hóa, đơn vị vận chuyển, đơn vị quảng cáo, xưởng gia công, kho thuê ngoài, hộ kinh doanh có thể làm một hợp đồng nguyên tắc cho cả năm.

Sau đó, mỗi lần mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ sẽ có biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán, hóa đơn và chứng từ chuyển khoản. Cách làm này giúp giảm tải thủ tục nhưng vẫn đảm bảo hồ sơ chặt chẽ.

18. Cân đối lãi lỗ hàng quý để dự trù thuế TNCN

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhóm 3, 4 không nên đợi đến cuối năm mới tính lãi lỗ. Việc cân đối hàng quý giúp chủ hộ biết doanh thu, giá vốn, chi phí vận hành, chi phí marketing, chi phí nhân sự và lợi nhuận thực tế đang ở mức nào.

Đặc biệt, nếu thuế TNCN được tính trên thu nhập tính thuế, việc chủ động cân đối chi phí hợp lệ sẽ giúp hộ kinh doanh dự trù được số thuế phải nộp. Với nhóm có doanh thu và lợi nhuận cao, số thuế phát sinh khi quyết toán năm có thể là một khoản đáng kể. Vì vậy, ngay từ quý 2 đến quý 4, hộ kinh doanh nên rà soát hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, thanh toán ngân hàng và sổ sách để tránh bị thiếu chi phí khi quyết toán.

19. Làm tờ khai quyết toán cuối năm theo mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN là tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT. Thông tư 18/2026/TT-BTC có quy định về mẫu này, và Thông tư 50/2026/TT-BTC tiếp tục làm rõ hồ sơ đề nghị hoàn thuế nộp thừa đối với nhóm nộp thuế theo phương pháp thu nhập tính thuế.

Đây là bước rất quan trọng vào cuối năm. Nếu trong năm tạm nộp thấp hơn số phải nộp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị dòng tiền để nộp bổ sung. Nếu nộp thừa, cần kiểm tra điều kiện và hồ sơ hoàn thuế theo quy định.

20. Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động và khai báo địa điểm kinh doanh mới

Nếu hộ kinh doanh có khấu trừ thuế TNCN của người lao động, cộng tác viên hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ, cần xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN để cá nhân đó tự quyết toán thuế năm 2026 nếu có nhu cầu.

Ngoài ra, nếu hộ kinh doanh mở thêm kho hàng, điểm đóng gói, văn phòng, xưởng sản xuất hoặc địa điểm kinh doanh mới, cần thực hiện khai báo với cơ quan thuế. Thông tư 18/2026/TT-BTC có hướng dẫn về thông báo địa điểm kinh doanh, thay đổi thông tin, tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh.

Việc khai báo địa điểm kinh doanh mới giúp các chi phí liên quan đến địa điểm đó có cơ sở để được ghi nhận khi xác định thu nhập tính thuế.

Kết luận

Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chỉ bán trên sàn thương mại điện tử nhóm 3, 4, quản trị thuế không còn là việc làm cuối năm. Đó là một hệ thống cần được xây từ đầu: đúng thông tin hóa đơn, đủ chứng từ đầu vào, thanh toán minh bạch, hồ sơ nhân sự đầy đủ, chi phí thuê ngoài rõ ràng, sổ sách cập nhật, hàng tồn kho được kiểm kê và quyết toán thuế được chuẩn bị từ sớm.

Doanh thu lớn là tín hiệu tốt, nhưng doanh thu lớn mà thiếu chứng từ chi phí sẽ tạo áp lực thuế rất lớn. Ngược lại, nếu hộ kinh doanh biết chuẩn hóa hồ sơ ngay từ bây giờ, mọi khoản chi hợp lý đều có cơ sở để ghi nhận, dòng tiền được kiểm soát tốt hơn và việc quyết toán cuối năm cũng nhẹ nhàng hơn.

Điều quan trọng nhất là: đừng đợi cơ quan thuế kiểm tra mới đi tìm chứng từ. Hãy xây hệ thống ngay khi đang bán hàng, đang phát sinh chi phí và đang có dữ liệu thực tế. Với hộ kinh doanh nhóm 3, 4, sự chủ động trong hồ sơ thuế chính là một phần của năng lực quản trị kinh doanh.

LIÊN HỆ ĐỂ BẮT ĐẦU HÀNH TRÌNH SỐ HÓA NGAY HÔM NAY

Đừng để doanh nghiệp của bạn bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua công nghệ. Hãy cùng MOKACO kiến tạo một hệ điều hành doanh nghiệp thông minh, minh bạch và hiệu quả.

• Website: about.mokaco.vn

• Email: contact@mokaco.vn

• Vận hành bởi: MOKACO – Sản phẩm thuộc hệ sinh thái Khoa học và Công nghệ Hà Nội.

• Địa chỉ: Số 59, ngõ 106 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội.

👉 Đăng ký Trải nghiệm Demo miễn phí: Nhìn thấy dữ liệu sạch, dòng tiền minh bạch và quy trình chuẩn hóa ngay trên chính mô hình kinh doanh của bạn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng!